A veces las soluciones se encuentran alejadas de la realidad operativa del archivo, o bien se abordan con un planteamiento excesivamente técnico y tecnológico. La solución Tecsidel eArchivo ha sido diseñada escuchando la opinión de Responsables de archivo, lo cual asegura su adecuación a la problemática y necesidades de éstos.
La solución Tecsidel eArchivo dispone de los elementos necesarios para dar soporte al modelo de gestión documental definido por el cliente. Gracias a ella, las compañías pueden disponer de una solución corporativa para el almacenamiento y preservación de cualquier documento, tanto en electrónico como en papel.
En la actualidad existen un conjunto de Leyes, Normas y Estándares que establecen algunos de los requisitos a satisfacer por los sistemas de gestión documental. Algunos ejemplos son:
- Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
- Ley 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
- Ley 59/2003 de Firma Electrónica.
- Ley 37/2007 de Reutilización de la Información del Sector Público.
- Real Decreto 4/2010 de Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).
Todos estos requisitos hacen necesaria una adecuación, tanto a nivel de tramitación como de archivado, de los sistemas de información que actualmente disponga.
{slider Funcionalidades|closed}
Es integral:
- Busca, consulta y gestiona expedientes digitales, en papel e híbridos sin diferencias.
- Organiza tanto los documentos digitales como la ubicación física de los documentos en papel u otros soportes.
- Define las políticas de gestión documental y archivo (acceso, firma, conservación, retención, transferencia, etc.) independientemente del soporte de los documentos.
Es integrable:
- Conecta con cualquier sistema de la organización que genere documentos.
- Busca, consulta y gestiona expedientes digitales, en papel e híbridos sin diferencias.
{slider Características}
- Definición de fondos, archivos, cuadro de clasificación, tablas de evaluación, tipos de unidades documentales, accesos y permisos.
- Diseñador visual de formularios de descripción archivística.
- Transferencias entre archivos.
- Búsquedas indexadas y consolidadas entre archivos, con filtros por fechas, tipos, serie y campos del formulario de descripción.
- Resellado de documentos con firma digital de larga duración.
- Capa de integración interoperable.
{slider Ventajas}
- Cumplimiento normativo.
- Mejora de la productividad porque permite un acceso rápido y fácil a la documentación.
- Reducción de costes, gracias a la eliminación de desplazamientos, reducción del tiempo de consultas y tareas de archivo.
- Disminución de errores o documentación extraviada, toda la documentación está perfectamente descrita, clasificada y localizada.
- Mayor seguridad debido a la gestión de políticas de acceso y auditoría.
- Racionalización de los recursos, ya que al disponer de un repositorio unificado se eliminan duplicidades de documentación electrónica.
{/sliders}